Na hasło produktywność jako jedna z pierwszych przychodzi na myśl metoda GTD (Getting Things Done). Jej prekursorem jest David Allen, autor książki o tym właśnie tytule. Nikt chyba nie zna GTD w działaniu lepiej niż Jakub Ujejski, który w Polsce jest propagatorem tej metody organizacji czasu i współpracuje bezpośrednio z Davidem Allenem jako Master Trainer in Poland. Chcąc się dowiedzieć, czym jest GTD, pytamy u źródła, gdzie rodzi się produktywność.
Przemek Marczyński: Jesteś panem swojego czasu?
Jakub Ujejski: Problem w tym, że nie bardzo możemy panować nad czasem. Czas płynie nieubłaganie, a my możemy skupić się jedynie na panowaniu nad sobą. Jak każdy mam 24 godziny na dobę i staram się świadomie podejmować decyzje, na co je wykorzystam. Gdy jednak popatrzę na to, co osiągnął Steve Jobs czy Elon Musk, to widzę, że pole do popisu mam ogromne.
PM: Mimo iż nie możemy panować nad czasem, to jednak wiem, że Ty skrupulatnie organizujesz swój dzień. Jak najlepiej to robić?
JU: Zanim odpowiem na to pytanie, muszę doprecyzować.  Jestem przeciwnikiem planowania rozumianego jako arbitralne rezerwowane czasu w kalendarzu np. w poniedziałek od 10:00 do 10:30 na czynność x, od 10:30 do 11:15 na czynność y itd., jeżeli równie dobrze można by to zrobić dzień wcześniej czy godzinę później. Takie podejście sprawdza się jedynie w teorii. W praktyce może się okazać, że w poniedziałek o 9:55 zadzwoni ważny klient z tematem, w który będziemy musieli się zaangażować natychmiast, poświęcając na niego przynajmniej 2 godziny i całe to nasze planowanie było stratą czasu. Przejście w drugą skrajność — zupełny brak planowania — sprawi, że będziemy reagowali wyłącznie na to, co najnowsze i najgłośniejsze.
Rozwiązaniem, które moim zdaniem sprawdza się najlepiej, jest przygotowanie sobie kompletnego spisu wszystkich spraw, do których realizacji się zobowiązaliśmy (wliczam w to rzeczy, które musimy, oraz te, które chcemy zrobić) Wybieranie z niego tych tematów, którymi możemy się w danym momencie zająć. Dzięki temu będziemy mieli świadomość, że nasze działania zmierzają w konkretnym celu. Jednocześnie nie będziemy się sztucznie ograniczać poprzez określanie przedziałów godzinowych.

PM: Wiesz, że pierwsze kroki w poszukiwaniu odpowiedniej osoby do rozmowy o planowaniu czasu skierowałem do Davida Allena? Dla mnie to człowiek, który o organizacji zadań wie chyba najwięcej. Gdy spytałem, kto mógłby mi opowiedzieć o jego metodzie, natychmiast wskazał mi Ciebie jako osobę doskonale znającą temat i posiadającą tytuł Master Trainer in Poland. Nie wiedziałem nawet, że w naszym kraju są osoby tak mocno zaangażowane w GTD. Jak to się stało, że spotkałeś Davida na swojej drodze?
JU: Zaczęło się niewinnie, od przeczytania książki „Getting Things Done”, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Po wdrożeniu metody w życie zacząłem o niej pisać u siebie na blogu (Produktywnie.pl), a w 2014 roku skontaktowała się ze mną firma DOOR Poland, wyłączny przedstawiciel Davida Allena w Polsce z propozycją współpracy. Od tamtego momentu jestem zaangażowany w szeroko pojęty rozwój GTD w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej. Dotyczy to wsparcia działań marketingowo-sprzedażowych, przygotowania materiałów szkoleniowych, prowadzenia warsztatów, a ostatnio również certyfikowania nowych trenerów. Można powiedzieć, że mam wymarzoną pracę. Nie dość, że mogę dzielić się doświadczeniami i wiedzą o metodzie, która bardzo mi w życiu pomogła, to jeszcze mam okazję współpracować bezpośrednio z Davidem.
PM: GTD brzmi dość tajemniczo. Na czym polega ta metoda?
JU: GTD to systematyczne podejście do zarządzania sprawami z życia zawodowego i prywatnego. Opiera się na pięciu kluczowych praktykach. Zaczyna się od gromadzenia — wyrzucenia z głowy wszystkiego, co w jakikolwiek sposób zaprząta naszą uwagę i uchwycenia tego w osobnych pojemnikach — tak zwanych inboxach. Następnie każdą sprawę z osobna analizujemy i decydujemy, czy coś należy w związku z nią zrobić, a jeżeli tak, to określamy pożądany rezultat i precyzujemy najbliższe działanie, które przybliży nas do tego rezultatu.
Kolejnym krokiem jest porządkowanie, czyli umieszczenie notatek przypominających o tych rezultatach i działaniach w zewnętrznym, godnym zaufania systemie w taki sposób, który zagwarantuje nam łatwy dostęp do nich. Regularny przegląd systemu polegający na weryfikacji i aktualizacji jego zawartości sprawi, że będziemy mogli podjąć najlepsze możliwe w danym momencie działanie. Stosowanie tych praktyk zwalnia nas z konieczności pamiętania o rzeczach do załatwienia i pozwala się w pełni skupić na faktycznym posuwaniu tych spraw do przodu bez stresu, że coś nam umknie.

PM: Na świecie ludzie stworzyli wiele metod organizacji czasu. Dlaczego właśnie GTD zdobyła tak wielką popularność?
JU: Mnie najbardziej ujęło w GTD to, że jest to bardzo praktyczna metoda. Pokazuje, jak radzić sobie ze wszystkimi zobowiązaniami w czasach, kiedy liczba i szybkość zachodzących zmian nieustannie się zwiększa. Obejmuje zarówno życie prywatne, jak i zawodowe. Dostosowuje się też do aktualnych okoliczności — przez prawie 10 lat stosowania przeszedłem przez cztery różne „zawody”, przeprowadziłem się, a zmieniały się jedynie moje narzędzia i zawartość systemu — podejście i zasady zostały te same. Nie znam żadnej innej metody zwiększania efektywności, która miałaby tak szerokie i kompleksowe zastosowanie.
PM: Gdy o tym mówisz, to wszystko wydaje się proste i łatwe. Nie wierzę jednak,
że udało ci się wdrożyć GTD bez żadnych trudności. Z jakimi trudnościami możemy się tu mierzyć?
JU: Jeżeli wszystkie swoje zobowiązania przechowujesz w zewnętrznym, zaufanym systemie, to z łatwością zaczynasz zauważać, jak wiele jest tych spraw. Widzisz też, co i w jakim tempie posuwasz do przodu. Nie zawsze to, co zobaczysz, jest tym, co chciałbyś widzieć. Dlatego najtrudniejszym nawykiem, który sobie musiałem wyrobić, był Przegląd Tygodniowy, czyli — jak sama nazwa wskazuje — cotygodniowe dokładne zweryfikowanie i zaktualizowanie zawartości mojego zewnętrznego systemu.
Na początku to „spojrzenie prawdzie w oczy” bywało bolesne, ale nauczyłem się je doceniać i wykorzystywać. Dzisiaj taka sesja strategiczna z samym sobą pozwala mi ocenić, gdzie jestem i czy zmierzam w dobrym kierunku, nanieść niezbędne korekty i przygotować się na kolejny tydzień wyzwań i okazji.
PM: Jakie narzędzia pomagają Ci w utrzymaniu porządku?
JU: Moje narzędzia to mieszanka analogowo-cyfrowa. Do szybkiego notowania najczęściej wykorzystuję papier, zarówno podczas spotkań, jak i w biegu. Świetnie się do tego sprawdza mały notesik, który noszę w portfelu. Ostatecznie jednak wszystkie sprawy lądują w OmniFocusie. Przynajmniej raz dziennie odpalam OmniFocusa na Macbooku, gdzie analizuję i porządkuję to, co wcześniej zgromadziłem w wersji analogowej, a także to, co się zebrało w wersji cyfrowej.
To tam znajdują się moje listy projektów i najbliższych działań. Całość synchronizuje się z OmniFocusem na iPhonie, który służy mi przede wszystkim do odznaczania działań, gdy je wykonam. Dodatkowo, gdy potrzebuję zaplanować sobie jakiś większy projekt, wspieram się mapami myśli tworzonymi w iThoughts. Materiały referencyjne przechowuję w folderach na dysku i w Evernote, z którego docelowo chciałbym się przesiąść na DEVONthink, ale ten temat jest na razie na mojej liście „Kiedyś/Może”. Do e-maili wykorzystuję aplikację Airmail.
PM: Czy metoda GTD ewoluuje? Mamy kolejne wydanie książki Davida Allena. Powiedz, co się zmieniło?
JU: W samej metodzie (zasadach) nic się nie zmieniło. Nadal są tak samo aktualne i potrzebne. Zmieniają się natomiast narzędzia, z których korzystamy i pod tym kątem książka została zaktualizowana. Nowe wydanie zawiera także część poświęconą różnorodnym badaniom naukowym potwierdzającym skuteczność zawartych w GTD najlepszych praktyk i ich spójność z tym, jak funkcjonuje nasz mózg. Osobom, które kilka lat temu czytały starsze wydanie w języku polskim, szczególnie polecam zajrzenie do nowego wydania, bo znacząco poprawiliśmy tłumaczenie od strony merytorycznej.

PM: Co powinniśmy robić, żeby mieć więcej czasu dla siebie?
JU: Im dłużej zajmuję się tą tematyką, tym bardziej utwierdzam się w przekonaniu, że najwięcej czasu tracimy na myślenie o sprawach, z którymi nic w danym momencie nie możemy zrobić, zamiast zająć się realizowaniem tego, czym możemy się zająć. Paradoksalnie nie potrzebujemy więcej czasu. Potrzebujemy raczej przestrzeni i komfortowego stanu umysłu, żeby móc się skupić na tym, czym chcemy się zająć w danym momencie, albo żeby móc się w pełni zrelaksować czy być „tu i teraz”, gdy mamy taką potrzebę.
Taka przestrzeń nie pojawia się samoistnie. Możemy ją uzyskać poprzez uchwycenie wszystkich tych „otwartych pętli”.  Przemyślenie, co z każdą z nich zrobić, i umieszczenie wyników tej analizy w godnym zaufania systemie. Takim, który pozwoli nam dostrzec wyłącznie propozycje tych działań, którymi w danym momencie faktycznie będziemy mogli się zająć. I nie mam tu na myśli wyłącznie pracy. Czasami najlepszym możliwym działaniem jest głęboki sen czy zabawa z dzieckiem.
PM: Na każdy kroku jesteśmy bombardowani powiadomieniami. Każda nowa informacja wyświetla się nam w telefonie. Informacje z mediów społecznościowych wibrują na nadgarstku naszego „smartzegarka”. Czy te wszystkie informacje pomagają nam w organizacji czasu?
JU: Powiadomienia same w sobie nie są złe. Np. powiadomienie oparte na geofencingu wyskakujące na iPhonie czy Apple Watchu w momencie, gdy przekraczamy próg sklepu spożywczego. Informują nas o tym, że mamy kupić mleko, kilogram jabłek i wodę mineralną, to bardzo przydatne rozwiązanie. Problem pojawia się wtedy, gdy mamy ich za dużo i/lub pojawiają się w nieodpowiednich momentach.To samo powiadomienie o zakupach spożywczych pojawiające się na ekranie mojego komputera, gdy przygotowuję ważną prezentację, będzie mnie rozpraszało i negatywnie wpłynie na moje zaangażowanie w to, co aktualnie robię.
Niestety żyjemy w czasach nieustannej walki o naszą uwagę, dlatego powinniśmy bardzo świadomie podchodzić do tego, ile i gdzie może się tych powiadomień pojawić. Moja polityka dotycząca powiadomień jest bardzo prosta. Domyślnie wszystkie aplikacje mają zakaz wyświetlania powiadomień. Poza kilkoma wyjątkami jak np. OmniFocus, kalendarz, iMessage czy dzwoniący telefon. Żeby dana aplikacja mogła mi przeszkodzić, musi sobie na to „zasłużyć” swoją przydatnością.

PM: Na koniec powiedz, proszę, w trzech krótkich punktach: jakie zasady powinniśmy wdrożyć, aby poprawić naszą produktywność?
JU: Żeby w znaczącym stopniu i długotrwale zwiększyć swoją produktywność, proponuję oczywiście wprowadzić GTD w życie, natomiast z elementów, które można zastosować od zaraz, polecam:
1. Nie trzymaj spraw w głowie. Jak powiedział David Allen: „Umysł jest od generowania pomysłów, a nie od ich przetrzymywania”, zatem notuj, gdy tylko coś zacznie zaprzątać Twoją uwagę. To świetny sposób na radzenie sobie z wewnętrznymi rozpraszaczami, gdy nad czymś pracujemy i potrzebujemy się skupić. Noś przy sobie zawsze coś do notowania (nieważne, czy będzie to analogowe, czy cyfrowe narzędzie), żeby maksymalnie sobie ten proces ułatwić.
2. Stosuj zasadę dwóch minut — jeżeli jakiekolwiek działanie, którego wykonanie zajmie Ci mniej niż dwie minuty, możesz wykonać teraz, to zrób to od razu. Zobaczysz, jak wiele jest e-maili, na które możesz tak szybko odpowiedzieć (czasem jednym lub dwoma zdaniami) i mieć je z głowy.
3. Myśl najbliższymi działaniami — upewnij się, że do każdej sprawy, którą się zobowiązałeś zająć, masz sprecyzowane najbliższe fizyczne działanie. Dzięki temu unikniesz sytuacji podobnych do tej, kiedy w końcu zdecydowałeś się zabrać za pozycję „napisz raport” z Twojej listy. Nagle okazało się, że najpierw potrzebujesz danych od kolegi… który właśnie dzisiaj zaczął swój urlop.
Więcej informacji o metodzie Getting Things Done i o warsztatach prowadzonych przez Jakuba znajdziecie
na stronach gtd.com.pl oraz door.com.pl