Jak efektywniej korzystać z poczty email

Korespondencja elektroniczna skutecznie wypiera tradycyjne listy. Nie powinno nas to dziwić, bo wygoda pisania e-listów i wysyłanie ich bez konieczności wstawania z fotela przesądziła o tym, jak się komunikujemy. Łatwość pisania e-maili sprawia, że otrzymujemy je znacznie częściej i w ilościach, które sprawiają, że przestajemy się skutecznie poruszać się w ich gąszczu.

Jak efektywniej korzystać z poczty email

Program pocztowy Mail w macOS posiada kilka udogodnień, które pozwolą nam zapanować nad wiadomościami elektronicznymi. Warto zatem poznać kilka technik, aby w rosnącej korespondencji internetowej nie stracić głowy i mieć wszystko w należytym porządku.

Oznacz ważne wiadomości

Chyba najprostszym w użyciu mechanizmem pozwalającym zapanować nad e-mailami są sygnatury — flagi, którymi oznaczamy ważne dla nas wiadomości. Tak wyróżnione e-maile pojawią się w lewej kolumnie programu Mail w grupie „Z sygnalizatorem”. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziemy mogli łatwo dotrzeć do treści, które są dla nas istotne. Co więcej, jesteśmy w stanie używać siedmiu kolorów flag, którym bez problemu nadamy spersonalizowane nazwy. Klikając dwukrotnie na sygnalizator w lewej kolumnie programu pocztowego będziemy mogli nadać im nazwy: odpowiedz na wiadomość, ważne, praca — co pozwoli nam precyzyjniej porządkować naszą pocztę.

Segregacja w folderach

Powinieneś wiedzieć, że możesz porządkować wiadomości w folderach podobnie jak robisz to z plikami w Finderze. W mojej skrzynce e-mail na iCloud (która jest równocześnie moim Apple ID) mam stworzonych kilka folderów, do których przenoszę wiadomości. Tam umieszczam ważne dla mnie e-maile, do których chcę mieć dostęp z każdego komputera. Ponieważ na każdym moim urządzeniu loguję się na ten sam Apple ID, aby mieć synchronizację kalendarza i kontaktów, automatycznie mam dostęp do folderów z ważnymi wiadomościami. Struktura katalogów jest zapisywana w chmurze razem z ich zawartością. To prosta metoda, która pozwala mieć dostęp do ważnych wiadomości na każdym urządzeniu. Foldery tworzymy, wybierając z menu: Skrzynka pocztowa/Nowa skrzynka pocztowa

Stosuj reguły

Potężnym narzędziem są Reguły wiadomości. Lubię być na bieżąco z promocjami w moim ulubionym sklepie internetowym. Jednak nie chcę, aby te informacje pojawiały się w głównej skrzynce, bo nie jest to treść dla mnie priorytetowa. Dzięki Regułom przenoszę ją automatycznie do innego folderu, który przeglądam w wolnej chwili. Wystarczy w Regułach ustalić warunki, że każda wiadomość „Od: ” zostanie przeniesiona do folderu o nazwie „Promocje” (pamiętaj, aby wcześniej taki folder stworzyć). Każda wiadomość spełniająca określone kryteria może zostać poddana kilku czynnościom: przeniesieniu do foldera, oznaczeniu jako przeczytana, może zostać skasowana, udzielimy automatycznej odpowiedzi. To tylko wybrane akcje z całego wachlarza możliwości, ale najczęściej przeze mnie stosowane. Bez nich przy dużej liczbie korespondencji, informacji z newsletterów i reklam nie byłbym w stanie poradzić sobie z obsługą poczty elektronicznej. Wszystkie warunki automatyzacji czynności e-maili ustalisz w Preferencjach programu Mail, a następnie wybierając Reguły.

Inteligentne teczki

Reguły są doskonałym narzędziem do fizycznej ingerencji w wiadomości (kasowanie, przenoszenie itp.). Mamy w Mailu jeszcze jeden mechanizm, który wybornie sprawdza się podczas zarządzania pocztą. Inteligentne teczki działają na zasadzie filtrów z rozbudowanymi parametrami. W tym przypadku mamy znacznie więcej możliwości ustalania kryteriów i wszystkie spełniające je wiadomości będą wyświetlane w stworzonej przez nas Inteligentnej teczce. Bez najmniejszego kłopotu, jednym kliknięciem będziemy w stanie podejrzeć wszystkie e-maile, które dotarły do nas dzisiaj, do tego przyszły od wybranej grupy kontaktów i nie udało się nam na wiadomości odpowiedzieć. Kombinacji rozmaitych kryteriów jesteśmy w stanie mnożyć na różne sposoby i nasze potrzeby. Aby stworzyć rozbudowane zapytanie o e-maile należy wybrać z menu Skrzynka pocztowa/Nowa inteligentna
skrzynka pocztowa…

Kontakty VIP

Każdy z nas ma osoby, z którymi szczególnie intensywnie koresponduje. Wiadomości od takich ludzi są dla nas ważne i chcemy mieć do nich błyskawiczny dostęp. Wystarczy naszych rozmówców dodać do grupy VIP. Uczynimy to, przesuwając kursor myszy przed nazwę nadawcy wiadomości (w nagłówku e-maila). Pojawi się wówczas niewidoczna dotąd ikona gwiazdki. Klikając ją, dodamy autora wiadomości do elitarnej grupy VIP-ów. Po tej czynności na bocznym pasku po lewej stronie będziemy mieli dostęp do Kontaktów VIP.

Koloruj wiadomości

Ostatnia sztuczka spodoba się osobom, które są wzrokowcami i lubią wszystko zaznaczać kolorowymi karteczkami. Bez wątpienia sam do nich należę. Łapię się na tym, że w notatkach nadużywam zakreślacza do wyróżniania treści. Podobny mechanizm do organizacji poczty możemy zastosować w Mailu. Wystarczy wskazać wiadomość i z menu Format/Pokaż kolory wybrać kolor, jakim chcemy wypełnić tło wiadomości.

Artykuł oryginalnie pojawił się w numerze 2/2016 Mój Mac Magazynu.