Wcześniej czy później każdy z nas zostanie postawiony w sytuacji, kiedy musi skorzystać z pakietu biurowego, przygotować tekst, prezentację, bądź zrobić wykaz pracowników w arkuszu kalkulacyjnym. Rynek obfituje w tego typu oprogramowanie nawet darmowe, jednak lider jest jeden.

W dzisiejszym odcinku Apple bez Barier chciałbym skupić się na kultowym produkcie Microsoft Office 365 dla macOS i związanej z nim produktywności. Znakomita większość naszych czytelników, na hasło Office odpowie bez wachania: Word, Power Point i Excel. Trzy główne programy napędzające produktywność w domu, szkole i firmie.

One Note i Word w Splite View

Obecnie Office 365, to nowoczesny, inteligentny biurowy ekosystem oparty o chmurę. Zawitał na niemalże wszystkie popularne systemy desktopowe (macOS, Windows 10) i mobilne (iOS, Android, Windows Phone). Korporacja z Redmond, pod kierownictwem Satya Nadelli na nowo zdefiniowała rolę i miejsce pakietu biurowego. Office, Przestał być nudnym przedmiotem lekcji informatyki. Stał się atrakcyjnym i pożądanym software dla wszystkich głównych platform sprzętowych.

Użytkownicy sprzętu z nagryzionym jabłkiem są w bardzo komfortowej sytuacji. W cyklu wydawniczym Microsfot supportuje kluczowe aktualizacje, dostosowane do potrzeb iUrządzeń.

Okno Excel z informacją o wsparcia Touch Bar w Office

Microsoft, jako jedna z pierwszych firm wypuściła aktualizację dla Touch Bara w nowym MacBooku Pro 13.Prywatnie korzystam na Macbooku Air i iPadzie Pro 12.9′ z 4- letniej licencji, dla nauczycieli i studentów. W zależności od wykupionego planu dostaniemy standardową paczkę programów: Word, Excel Power Point, One Drive (1 TB), Skype, One Note, Sway, Outlook, kalendarz i Docs (wersja webowa).

Word

Nowy, pusty dokument w Microsoft Word

Word jest, jak każdy widzi. Zaawansowany edytor tekstowy z pokaźną bazą czcionek, wzorców pism, przypisów naukowych. Wybór specyficznych przypisów docenią pisarze, dziennikarze, inżynierowie i studenci piszący prace dyplomowe.

Wybór przypisów w Microsoft Word

Opracujemy na nim najbardziej skomplikowane dokumenty: wymagającą pracę inżynierską (formuły), publikację naukową. Skorygujemy projekt zespołu, dodając komentarze do udostępnionego dokumentu.

Sprosta wymogom dużej korporacji, szkoły i małej firmy. Zespół odpowiedzialny za Office 365 nieustannie dba o estetykę szablonów.

Broszura w Microsoft Word

Osoby preferujące minimalizm i skupienie na wykonaniu zadania, zainteresuje „koncentracja uwagi”. Tradycyjny błękit i mnogość funkcji zastąpi czarne tło i sam tekst (bardzo dobre posunięcie, z myślą o osobach, które przytłacza nadmiar zakładek).

Koncentracja uwagi w Microsoft Word

Blogerzy też znajdą coś dla siebie. Wszystkie wpisy od początku do końca wykonają w Wordzie (z dokładnym sprawdzeniem pisowni i opisem alternatywnym dla osób niewidomych).

Power Point

Okno wyboru szablonów w Microsoft Power Point

Stwierdzenie, że jest to, najbardziej popularny program na wszystkich kongresach i spotkaniach spółek skarbu państwa byłoby zbyt oczywiste. Każdy znajdzie w Power Point idealny dla siebie szablon prezentacji: formalne spotkanie w firmie, wystąpienie na dużej konferencji, rodzinny album, propozycja budżetu. Możliwość ingerencji w multimedia ujawnia olbrzymi zakres możliwości Power Point. Sformatujemy i obrobimy zdjęcia według naszych potrzeb. Włącznie z efektownymi napisami.

Robocza prezentacja w Microsoft Power Point

Galeria zdjęć w Power Point

Kiedy już staniemy na mównicy, wesprze nas widok prezentera i notatki.

Widok prezentera w Microsoft Power Point

Odpowiednio wcześniej zarejestrujmy pokaz slajdów i przećwiczymy właściwy czas dla naszego zespołu. Precyzyjnie synchronizujemy slajdy, dla prelegenta. W swojej biografii zaliczyłem setki prezentacji realizowanych projektów. Dobór kolorystki, animacji, przejść, czcionki do omawianych treści ma kluczowe znaczenie. Wszystko to dostajemy od teamu Microsoft w pudełku z licencją.

Opakowanie z licencją Microsoft Office 365

Excel

Roczny raport finansowy w Microsoft Excel

Prowadząc zajęcia, z Jaromirem uczyliśmy seniorów nietradycyjnego podejścia do arkusza kalkulacyjnego. Naszym pierwszym skojarzeniem są słupki liczb, formuły i roczne sprawozdanie wykonywane przez księgowego. Nowa generacja Excela to nie tylko narzędzie dedykowane dla księgowego i pracownika działu HR.

Wprowadzimy formuły, zestawienie przychodów w firmie, a nawet obliczmy różnice kursów walut z myślą o wyjeździe zagranicę czy cennikach. Kalendarze, interaktywne multimedia, wzorce harmonogramów pracy, rankingi. Excel sprosta wymaganiom nauczyciela, studenta i najbardziej wymagających Apple userów. W domu, Excel pięknie się sprawdzi przy planowaniu imprez, czy sortowaniu list gości.

Kalendarz w Microsoft Excel

Pracodawca, nasi współpracownicy i nauczyciele zintensyfikują codzienną pracę. Uzupełnienie szablonu grafiku pracy zajmie nam mniej niż 15 minut, udostępniając go innym, zyskamy 50 procent czasu więcej na resztę zadań. W trakcie testów produktywności sprawdziłem, jak to wygląda w praktyce. Uwielbiam iWork, ale mam świadomość, że żyjemy w świecie rozwiązań hybrydowych. Na tym polu bezkonkurencyjnie wygrywa Microsoft.

Udostępnianie dokumentów Microsoft Office 365

One Note

Okno Microsoft One Note

Na co dzień pracuję w natywnych notatkach macOS i iOS. Między innymi w nich piszę ten tekst. Doświadczenie współpracy i udostępniania notatek w ekosystemie Apple trochę psuje. Podobnie jak oczekiwanie, takiej samej szybkości wykonywania zadań jak w iPadzie Pro 12,9″ (z procesorem serii A) na innych komputerach firmy z Cupertino. Pierwszy raz zetknąłem się z One Note, kilka lat temu. Nie zmieniłem o nim swojego zdania. To jeden z najbardziej pożytecznych programów Office 365. Wyjaśnię początkującym użytkownim dlaczego: pakiet firmy z Redmond, zapoczątkował w 2011 roku, ideę współpracy, którą znamy od 2 lat w notatkach Apple i iWork. Gdziekolwiek się znajdziemy (uczelnia, wyjazd prywatny, służbowy, home office), sprawnie zanotujemy ręcznie (Apple Pencil) bądź na klawiaturze wszystkie niezbędne informacje. Dodamy multimedia i widoczne komentarze. Zaprosimy naszych współpracowników do działania. Wręcz wymarzone narzędzie w warsztacie pracy nauczyciela. Niektóre uczelnie mogą być dla nas dobrym case study produktywności (plany zajęć, notatki wykładowców, prace studentów). Takim przykładem służy dział Infrastruktury Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Udostępnianie notatek w One Note

Osoby z niepełnosprawnością i redaktorzy, poczują się jak u siebie w domu. Bardzo szybko znalazłem w One Note, opcję sprawdzenia ułatwień dostępu (w sekcji widok). Weryfikacja accessiblity to konieczność (nie wszyscy o tym pamiętają). Jedna z ostatnich aktualizacji. Znacząco poprawiła działanie Voice Over.

Ułatwienia dostępu w One Note

Produktywność pakietu kręci się, wokół usług chmurowych zaś ich centrum jest aplikacja One Drive (dawny Sky Drive). Przyznam szczerze: lata pracy w drodze i iPad Only zrobiły swoje: nie umiem i nie potrafię się przekonać do wersji dla macOS. Bardziej przemawia do mnie One Drive w przeglądarce. Aplikacja dla iOS sama w sobie jest perfekcyjna.

webowa wersja One Drive

Zainteresowanych opisem funkcji One Drive i dosyć dobrych subskrypcji, odsyłam do szczegółowego przeglądu usług chmurowych na blogu Mój Mac Magazynu.
À propos wersji webowej. Microsoft umożliwił korzystanie w przeglądarce ze wszystkich narzędzi, wchodzących w skład pakietu Office 365.

Office 365 w przeglądarce

Word, Power Point, Excel, kalendarze, Sway (świetna aplikacja do tworzenia interaktywnych prezentacji), poczta, One Drive i dokumenty dano nam dosłownie na „wyciągnięcie ręki”. Komfort pracy śmiało mogę porównać z pakietem iWork w przeglądarce.

Uspokajam gorliwych Apple userów. Rejestrując konto Microsoft, dostajemy bezpłatne aplikacje Office Online. Ograniczy nas tylko ilość przestrzeni dyskowej (darmowy plan przewiduje 5 GB). Sprawdzicie w ten sposób czy warto zainwestować w któryś z planów taryfowych. Nauczyciele, studenci i uczniowie mogą liczyć nawet na darmową subskrypcję (wystarczy uczelniany/szkolny adres mailowy).
Oddaję głos zaproszonym gościom z agencji social media Click Community i Microsoft Polska:

W pracy każdego Project Managera takie narzędzie, jak Excel jest najlepszym wyborem spośród innych narzędzi dostępnych na rynku. Tworzenie planów mediowych, wszelkie kalkulacje czy podział budżetów w trakcie prowadzenia różnych kampanii reklamowych przy użyciu Excela staje sie się proste i przede wszystkim przejrzyste.
Dodatkowo praca kreatywna przy użyciu Power Pointa to czysta przyjemność. Przygotowywanie strategii dla klientów, czy ciekawych wizualnie raportów przynosi pożądane efekty, szczególnie jeśli pracujemy w zespołach. Natomiast najlepsze rozwiązanie to korzystanie z Office 365. Najnowsze uaktualnienia, ciekawe funkcjonalności, a także dostęp do 1TB w  chmurze One Drive – to usługa nie mająca konkurencji na rynku! Odkąd pracuję na tych narzędziach, to zdecydowałam, że nie zamienię ich na żadne inne.

Gabriela Silarow Project Manager w Click community.

Według 64 proc. pracowników polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP rozwiązania mobilne pomagają oszczędzać czas i wspierają ich efektywność. Rodzimi przedsiębiorcy doświadczają konkretnych korzyści płynących z pracy zdalnej. Warto jednak pamiętać, że urządzenia mobilne to zaledwie pierwszy krok, najważniejszy jest dostęp do istotnych z punktu widzenia biznesu danych, systemów, aplikacji, dzięki rozwiązaniom chmurowym. Już teraz 80% pracowników w Polsce oczekuje zdalnego dostępu do dokumentów firmowych, co umożliwia im pracę z dowolnego miejsca[1].

Usługa Office 365 jest odpowiedzią na tę potrzebę i sprawia, że użytkownik ma przy sobie na stałe przenośne biuro. Dzięki temu ma swobodny dostęp nie tylko do firmowej poczty, ale także wszystkich dokumentów, arkuszy czy prezentacji. Umożliwia mu to sprawną realizację zadań z dowolnego miejsca, także wtedy, kiedy ma najlepsze pomysły, a niekoniecznie siedzi przy biurku. Może też edytować dokument z innymi w czasie rzeczywistym bez wysyłania mailem nowych wersji pliku. Wystarczy, że pracownicy mają przy sobie urządzenie mobilne i mogą w pełni wydajnie zrealizować swoje zadania służbowe, niezależnie od tego czy są właśnie w podróży pociągiem czy też wyszli z biura. Office 365 pozwala na większą mobilność pracowników i ułatwia dostęp do wszelkich informacji w bezpieczny i bezproblemowy sposób, z każdego miejsca i urządzenia. Umożliwia zupełnie nowe podejście do informatyki – bez wysokich nakładów inwestycyjnych, szybsze i bardziej elastyczne. Dzięki takim rozwiązaniom w chmurze zyskujemy możliwości zupełnie nowego stylu pracy, zwłaszcza zdalnej, która nie tylko zwiększa wydajność, ale również przełamuje bariery związane ze skutecznością działania.

Dziś biorąc w dłoń telefon, tablet lub dowolne inne urządzenie, oczekujemy, aby wszystkie dokumenty były zawsze pod ręką. Dotyczy to zarówno sfery zawodowej, jak i prywatnej naszego życia. Odpowiedzią na to wyzwanie jest OneDrive dla Firm. Ten dysk sieciowy to ważna część usługi Office 365, który pozwala nam na edytowanie dokumentów poprzez stały dostęp z poziomu różnych urządzeń. Dzięki niemu możemy bez problemu przenieść pracę w dowolne miejsce, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych dysków. Co więcej, dzięki wykorzystaniu OneDrive dla Firm dzielenie się dokumentami staje się dziecinnie proste, co pozwala na sprawną pracę grupową nad bieżącymi projektami, wnoszenie zmian w dokumentach przez różne osoby jednocześnie oraz powrót do poprzednich wersji. Chmura daje nam również bezpieczeństwo w ramach usługi. Praca na plikach zapisanych na dysku OneDrive jest na bieżąco aktualizowana, co daje nam pewność, że nawet w przypadku nagłej awarii naszego sprzętu nie stracimy efektów naszej pracy.

Obok zdalnej pracy, niezwykle ważny jest efektywny przepływ dokumentów i wspólna praca w ramach zespołu. Dla 77 proc. polskich pracowników bardzo ważny jest dostęp do narzędzi, które pozwolą im współpracować z kolegami w wielu lokalizacjach.[2] Jedną z takich aplikacji w ramach pakietu Office 365 jest SharePoint Online, wykorzystujący środowisko chmurowe do optymalizacji procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. W ramach witryn tworzonych z wykorzystaniem infrastruktury SharePoint Online możemy udostępniać informację oraz dokumenty zarówno wewnętrznie jak i w kontaktach z kontrahentami. To doskonałe narzędzie, które przenosi współpracę na wyższy poziom, między innymi przez automatyzację zarządzania akceptacjami czy archiwizacją dokumentów. SharePoint doskonale sprawdza się nie tylko w środowisku biznesowym. To także świetne rozwiązanie dla studentów, którzy mogą korzystać z Office 365 podczas zarządzania wspólnym projektem w ramach zajęć.

To jednak nie wszystko. Rozwiązaniem, które pozwoli zaoszczędzić czas oraz przełamać bariery odległości poprzez tworzenie wideokonferencji jest Skype dla firm. Dzięki aplikacji, możemy odbyć ważną rozmowę biznesową z dowolnego miejsca. Skype w wersji biznesowej jest częścią usługi Office 365 i może dziś z powodzeniem pełnić rolę platformy do współpracy i komunikacji. W przypadku Skype dla firm, dawniej Lync, możliwość pracy zespołowej podczas wideokonferencji istniała od dość dawna. Możliwe było np. udostępnienie dokumentu czy prezentacji uczestnikom konferencji, przy czym w danej chwili kontrolę nad plikiem mogła mieć jedna osoba. Wraz z pojawieniem się funkcjonalności Office 2016 pojawiła się dodatkowa integracja Skype dla firm z aplikacjami Office, tj. Word, PowerPoint czy Excel. Z poziomu dokumentu czy prezentacji zapisanej w ramach OneDrive dla Firm albo platformy SharePoint – widzimy status obecności osób, z którymi współdzielimy dany plik, dzięki czemu łatwo nam skontaktować się z nimi np. wysyłając wiadomość błyskawiczną czy rozpoczynając konferencję Skype dla firm. Co więcej, w przypadku dokumentów programu Word, możliwa staje się współpraca w czasie rzeczywistym. Wówczas wszystkie osoby wspólnie pracujące nad jednym dokumentem widzą na bieżąco zmiany dokonywane przez innych.

Z ostatnich nowinek warto podkreślić, że Microsoft Teams, czyli rozwiązanie do pracy zespołowej z funkcją czatu, jest już dostępne w usłudze Office 365 w planach Enterprise E1, E3 i E5, jak również w pozostałych planach firmowych, w tym dla przedsiębiorstw mniejszego rozmiaru. Microsoft Teams łączy ludzi, konwersacje oraz treść z narzędziami, których potrzebuje każdy zespół. Rozwiązanie jest ściśle zintegrowane z aplikacjami Office oraz stworzone od podstaw na platformie Office 365, w oparciu o globalną, bezpieczną chmurę Microsoft.

Pakiet Office 365 to jednak nie tylko narzędzie wykorzystywane w biznesie. Również wersja dla Użytkowników Domowych zapewnia potrzebną elastyczność, wygodę oraz dostęp do wszystkich dokumentów i poczty. Dziś pracując na aplikacjach Office możemy planować rodzinny budżet, tworzyć albumy zdjęć z wakacji, wspólnie odrabiać lekcje, przygotowywać projekty na studia, a nawet prowadzić listę zakupów – wszystko dzięki łatwości dostępu z różnych urządzeń dla całej rodziny. Oszczędzony czas możemy poświęcić naszym bliskim i utrzymać równowagę pomiędzy pracą zawodową a życiem osobistym w dzisiejszej dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości.

[1] https://news.microsoft.com/pl-pl/2014/05/13/wyniki-badania-ipsos-mori/#sm.00000q24ocvdn2enbxg3ro0jizwec#jAovqOLeUSA8c8zW.97

[2] https://news.microsoft.com/pl-pl/2014/05/13/wyniki-badania-ipsos-mori/#sm.00000q24ocvdn2enbxg3ro0jizwec

Barbara Michalska, Product Manager Office 365 w polskim oddziale Microsoft.

Dziękuję za wypowiedzi Gabrieli Silarow i Barbarze Michalskiej. W następnym odcinku sprawdzimy produktywność Office 365 i usługi Microsoft dla iOS. Tradycyjnie zapraszam do dyskusji w komentarzach.