Starcie aplikacji GTD – czas wybrać najlepszy menedżer zadań

Ten tekst chodził mi po głowie od dawna. Nie mogłem się zdecydować na program do zarządzania danymi do tego stopnia, że przez dłuższy czas w Docku królowały trzy programy. Takie rozwiązanie raczej nie poprawiało mojej wydajności, ale sprawiło, że mogłem wreszcie zdecydować, jakiej aplikacji GTD (Getting Things Done) zaufać.

Główną sprawą dla której nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez komputera jest moje roztargnienie i zbyt krótka pamięć, aby wiedzieć co jutro będę robił. Jeśli czegoś nie zapiszę, nie ma szans abym to zrobił. Zaczynając od napisania e-maila, urodzinach czy zakupach na sprawach w pracy kończąc. Dlatego moją najważniejszą aplikacją jest… No właśnie. Na Maka jest wiele ciekawych programów pomagających w zarządzaniu zadaniami (GTD). Mam dylematy, który produkt wybrać dlatego postanowiłem wreszcie zebrać najważniejsze dla mnie produkcje w jednym tekście, wymęczyć je solidnie i zdecydować, której aplikacji używać. Oto oni, najlepsi z najlepszych w świecie zarządzania zadaniami na Maka: Things, The Hit List oraz OmniFocus.

Interfejs użytkownika

Cały wygląd jest sprawą bardzo subiektywną. Jedni z nas wolą prostotę inni troszkę bardziej ekstrawaganckie podejście. W pierwszym starciu menedżerów zadań pierwsze skrzypce gra Things. Wygląd tej aplikacji nie ma sobie nic do zarzucenia i według mnie rozkłada solidnie konkurencję na łopatki. Mam wrażenie, że każda ikona została solidnie dopracowana. Konkurenci wypadają blado. Szczególnie OmniFocus, który ma lekko depresyjny wygląd i nie rozpieszcza nas kolorami. W The Hit List jest nieco lepiej, chociaż lider w tej kategorii jest bezsprzeczny.

Gromadzenie danych
Wygląd to nie wszystko. W programach typu GTD szczególnie sobie cenię szybkość gromadzenia danych. Nie ma to jak zaznaczyć tekst, wcisnąć kombinacje klawiszy i już odpowiednia notatka ląduje gdzie należy. Zwracam tu szczególną uwagę na szybkość działania. Każdy z programów został wyposażony w okno „Quick Entry” czyli błyskawicznego wprowadzania treści. Okna do złudzenia są do siebie podobne. Dlatego tutaj szczegóły odgrywają najważniejszą rolę. Z namacalnego doświadczenia stwierdzam, że THL najłatwiej wchodzi w krew. Może powodem tego jest pomoc skrótów klawiaturowych wyświetlana w oknie Quick Entry? Nie wiem, ale tutaj mogę zrobić wszystko bez odrywania rąk od klawiatury. Skróty klawiaturowe w THL to mistrzostwo świata i w tej kategorii sprawdzają się idealnie. Nie można pominąć ważnej opcji jaką posiada OmniFoucs. Dzięki wtyczce do Mail’a jesteśmy w stanie przy pomocy jednego skrótu klawiaturowego dodać całą treść wiadomości e-mail do notatki nowego Zadania. Dla mnie jest to ogromny atut OmniFocusa, chociaż elastyczność z obsługi okna Quick Entry ustępuje THL. Kolejny bardzo duży atut aplikacji od programistów Omni Group jest możliwość dodawania do zadań dowolnych załączników. Nie są to jedynie odnośniki do plików, ale całe, nieskrępowane dane. Zatem podczas synchronizacji pomiędzy dwoma komputerami, zdjęcia, dokumenty czy inne dane powędrują również na drugiego Maka. Tutaj mam zdecydowanie poważniejszy problem, kto powinien zostać wyróżniony. The Hit List dostaje plus za ergonomię i szybkość. OmniFocus za bogate możliwości konsumowania informacji.

Zarządzanie danymi

Niestety, mam tak, że jeśli czegoś nie zapiszę, to nie zrobię. Do aplikacji GTD wklepuję wszystko, od odpowiedzi na e-maile, po terminy oddawania tekstów, a nawet sprawy, które mam zrobić za kilka godzin. Wszystko mi umyka z głowy. Dlatego obok łatwego dodawania ToDosów do aplikacji muszę porządnie skoncentrować się na organizacji zadań.

Zarówno Things jak i The Hit List przychodzą z obsługą tagów. Lubię to rozwiązanie. W mojej ocenie pałeczkę lidera przejmuje tutaj Things. Dzięki Oknie Tags możemy szybko skonfigurować tagi aby wywoływać je skrótami klawiaturowymi oraz umieszczać je w grupach znaczników. The Hit List dodaje tagi w samej treści polecenia co niewątpliwie przyspiesza wprowadzanie nowych Zadań, ale równocześnie sprawia, że cały projekt jest mniej czytelny.

THL potrafi zbierać grupować pod jedną nazwą tagi, ale nie jest to rozwiązanie, które wykorzystamy podczas filtrowania informacji (grupy tagów), a jedynie do odnalezienia się wśród dużej ilości opisów – brak sub-tagowania.

W OmniFocus rozwiązanie jest nieco inne. Każdemu Zadaniu przypisujemy kontekst (Context). Nie ma więc możliwości przypisania dwóch różnych znaczników do jednego zadania. Za to możemy dowolnie tworzyć podgrupy, które pomogą nam ogarnąć nasze projekty.

Podczas pracy z dużą ilością treści, niestety Things nie daje sobie rady. Irytujące, chowające się menu filtrowania po tagach jest mało intuicyjne i nie pozwala spojrzeć na wszystko w taki sposób, aby ogarnąć co dziś mamy do zrobienia. W mojej ocenie, najlepiej sprawdza się rozwiązanie użyte w programie OmniFocu, sentyment do tagów mam wielki i ostatecznie trudno jest mi pozbyć się myśli, że Context, może je zastąpić.

Segregujemy dane

Jednak tagi to nie jedyny sposób w jaki możemy wyświetlań zbliżające się zdarzenia. Things oraz Te Hit List mają domyślnie stworzone listy Today (dzisiaj) oraz Next/Upcoming do nadchodzących zadań. Things poszedł dalej i dodatkowo zawiera okna zaplanowanych (powtarzających się spraw) – Scheduled oraz spraw „na kiedyś” Someday. Jest to wygodne rozwiązanie, jednak posiadające sporo ograniczeń w dopasowaniu do swoich własnych potrzeb. Z faktu, że uwielbiam rozwiązania Inteligentnych teczek w Mac OS X najbardziej przypadła mi propozycja, którą oferuje The Hit Lit ze swoimi Smart Folderami. Działają na identycznej zasadzie jak Inteligentne teczki – tworzymy widok spełniający określone kryteria.

OmniFocus podchodzi do sprawy znów nieco inaczej. Ze swoją funkcją Perspectives (Perspektywy) jesteśmy w stanie skonfigurować widok, który będzie spełniał określone parametry. W łatwy sposób dodamy tak utworzony podgląd do menu (jako ikona), gdzie będziemy mogli szybko przełączać się na potrzebny widok.

Szkoda, że możliwości dopasowania nie są aż tak bogate jak w Smart Folderach u THL bo sam pomysł jest wyśmienity.

Należy wspomnieć jeszcze o opcji Vew (Widok) mamy możliwość ustalenia sposobu segregacji oraz wyboru zadań, które mają być wyświetlone w danym oknie. Przydatne rozwiązanie, kiedy wertujemy dłuuuugą listę zadań.

W tym starciu puchar zdobywa The Hit List, za swoje Inteligentne Foldery.

Pod-zadania

Jeśli tworzycie nowy projekt na pewno zdarzyło się Wam, że potrzebowaliście dodać kilka pomniejszych poleceń/projektów, które miały uzupełnić czynności główne. Ja mam tak często, gdy piszę nawet ten tekst, zaraz musiałem dodać sobie podkatalog z Uwagami. Z dnia na dzień odkrywam, że bez tej funkcji trudno jest mi pracować. Zacznę może nietypowo, od wielkiego przegranego tej konkurencji – Things. Lista Projektów, nie pozwala na zagnieżdżanie w sobie innych, podrzędnych list. To strasznie boli i przed urwaniem sobie głowy ratuje tylko funkcja chowania list projektów i Areas (Obszary). Na dłuższa metę, chaos jest nieunikniony. THL oraz OmniFoucs idą łeb w łeb pozwalając na tworzenie podkatalogów oraz pod-zadań na listach.

Zadania na iOS

Nie wyobrażam sobie sytuacji, w której nie mogę zabrać listy spraw do zrobienia razem z telefonem. Na szczęście wszystkie opisywane aplikacje mają swoje wersje na iPhone`a. Do tego Things oraz OmniFocus posiadają wersję na iPada. Dla mnie to może ma mniejsze znaczenie, chociaż nie ukrywam, że lubię przycupnąć z tabletem w dłoni i przejrzeć nadchodzący tydzień. W wersji na iOS bez wahania stwierdzam – OmniFocus zgarnia wszystko. Aplikacja jest świetnie przemyślana, a podgląd tygodnia Forecast aż prosi się o implementację w wersji na komputerze stacjonarnym. Wygoda obsługi wersji iPhonowej jak i iPadaowej wyborna.

Na drugiej pozycji biegnie The Hit List, którego miałem przyjemność bliżej opisać na łamach Mój Mac. Tu niestety boli brak wersji na iPada.

Things w wydaniu na iPhone’a jest dobrym produktem, chociaż nie jest tak intuicyjny jak koledzy powyżej. Niestety o wersji na iPad’a nie mogę powiedzieć nic dobrego. Małe okno wpisywania notatek to wielkie marnotrawstwo miejsca.

Synchronizacja

W podjęciu decyzji o wyborze aplikacji funkcja synchronizacji jest dla mnie kluczowa. Dwa Maki, iPhone, iPad trzeba to jakoś pogodzić. Nikt z nas nawet nie pomyślał pewnie o możliwości ręcznego przenoszenia zapisków prawda. Tutaj stajemy przed trudnym wyborem. Wiemy, że Things będzie posiadał płatną usługę synchronizacji. Jednak nikt nie chce puścić pary ile rocznie ta przyjemność będzie nas kosztować. Pewien kierunek pokazuje The Hit List, gdzie roczna subskrypcja obciąży nasz portfel 20 dolarami. Z tych dwóch aplikacji dość klarownie przedstawia się oferta OmniFocus’a. Program oferuje darmowe rozwiązanie synchronizacji zarówno przez iDisk (który wkrótce zniknie i będzie iCloud), WebDAV, oraz usługę Omni Sync (wersja beta).

Zabawa z aplikacją beta Things pokazuje, że usługa działa bardzo dobrze i co ważne szybko. Każda zmiana zadania to automatyczne pojawienie się zmian na innych urządzeniach. To samo dotyczy The Hit List. OmniFocus ewidentnie zwalnia w porównaniu do konkurencji (mówię o synchronizacji poprzez MobieMe). Zapewne powodem tego stanu rzeczy jest fakt przesyłania większej ilości danych (załączniki) na wszystkie urządzenia. Stajemy zatem przed wyborem błyskawicznej synchronizacji czy taniej synchronizacji. Ja wybieram to drugie rozwiązanie z OmniFocus.

Ceny

Pozwolę sobie szybko przeanalizować koszty związane z roczną usługą programów. OmniFocus posiada dwa razy droższe aplikacje niż konkurencja, której ceny są do siebie zbliżone. Przy koszcie synchronizacji (20 dolarów) ta różnica dość mocno się koryguje na korzyść OmniGroup. Ceny programów na iPad’a i iPhone’a są jednak bardzo wysokie. 40 dolarów wersja OF na iPad’a potrafi sprowadzić na ziemię. Do kalkulacji cenowej należy jeszcze doliczyć fakt, że za rok synchronizacji pewnie pojawi się kolejna wersja programu, która będzie kusić nowymi funkcjami. Więc rachunek może zostać zachwiany.

OmniFocus:

OF na Mak’a – 79,99 dolarów

OF na iPad’a – 39,99 dolarów

OF na iPhone’a- 19,99 dolarów

Subskrypcja synchronizacji – darmowa

Things:

Things dla Mak’a – 49,99 dolarów

Things dla iPad’a – 19,99 dolarów

Things dla iPhone’a – 9,99 dolarów

Sybskrybcja – ?

The Hit List:

THL dla Mak’a – 49,95 dolarów

THL dla iPhone’a – 9,99 dolarów

Subskrypcja – 19,99 dolarów/rok

Czas wyboru

Moimi zadaniami będzie zarządzał OmniFocus.

Od zawsze wielbiłem Things. Byłem ogromnym fanem tej aplikacji, jednak brak synchronizacji popchnął mnie do szukania innych rozwiązań. Co ciekawe inne, nie znaczyło gorsze. Z perspektywy czasu z bólem stwierdzam, że Thigs przysnął na pozycji lidera, a konkurencja mocno pracowała, aby stawać się godnym przeciwnikiem. Nawet The Hit List, któremu tak między nami nie dawałem już szans na wyjście z Bety zaopatrzył się w finalną wersję i w dodatku z opcją współdzielenia danych w chmurze. Koszta jednak tej opcji są spore i nie lubię wiązać się abonamentowymi rozwiązaniami. Dlatego spoglądam na OmniFocus z wielką nadzieją. Fakt, cena tej aplikacji jest wyższa, ale wiem, że mam spokojną głowę i za rok nie okaże się, że muszę coś dokupywać i wydać w efekcie więcej niż zamierzałem.

Sprawa synchronizacji jest ważna ale nie najważniejsza. Możliwości gromadzenia danych jakie daje OmniFocus (wtyczka do Maila oraz możliwość umieszczania plików w notatkach) jest znów ogromna i nie znam innej aplikacji, która dziś może zbliżyć się do tego produktu. Zadanie ze zdjęciem możemy przesłać wszędzie, zarówno pomiędzy komputerami jak i iPhone’m i iPade’m.

Wiem, że OmniFocus nie ma powalającego wyglądu i troszkę będę tęsknił za tym co miał do zaoferowania Things, jednak możliwości grupowania informacji w podkatalogi i pod-zadania to kolejny atut, którego mój były faworyt nie posiada.

Wersje iOS aplikacji OmniGroup są drogie, ale uwierzcie mi, są warte tej ceny (OK, wersja na iPad’a 10 dolarów w dół i wciskam Wam na siłę jej zakup). Nie dość, że łatwo możemy robić notatki to na dodatek dodamy zdjęcia robiąc je aparatem lub wybierając je z biblioteki. Sprawę wyboru aplikacji na iOS zamyka możliwość dodawania notatek głosowych. Mam nadzieję, że to jest ostateczny argument, dlaczego te programy są tak ciekawe.

OmniFocus. To prawdziwy kombajn. Ma ogromny potencjał zarządzania danymi. Gdyby posiadał tą ergonomię dodawania wpisów co The Hit List z jego obsługą skrótów klawiaturowych byłby ideałem. Tak przyjdzie mi poczekać do wersji 2.0 (a to już chyba wkrótce bo najnowsza odsłona OF to wersja 1.9.2). Gdybyście mnie zapytali kto jest następny w zestawieniu, to z walki łeb w łeb wybieram The Hit List. Niestety, dla mnie Things jest wielki, ale brakło mu oddechu podczas ostatniego okrążenia. Była to wspaniała aplikacja z jaka się zetknąłem, dziś jednak spada na trzecią pozycję wśród programów do zarządzania czasem.

Wiem, że są inne tańsze rozwiązania. Nawet darmowe. Jednak przy próbie ogarnięcia wielu spraw nie wystarczyła mi lista do odptaszania co już zostało zrobione. Ważne jest również gromadzenie i synchronizacja informacji, a na dziś dzień dla mnie król jest tylko jeden – OmniFocus!

Witryna aplikacji OmniFocus – http://www.omnigroup.com/products/omnifocus/
Witryna aplikacji The Hit List – http://www.potionfactory.com/thehitlist/
Witryna aplikacji Things – http://culturedcode.com/