Masz problem z organizacją swoich danych? Musisz pozna DEVONthink 3

Coraz bardziej narzekam na chaos, jaki wdziera się w moje dokumenty. Część rzeczy zapisuję w folderach, inne dokumenty umieszczam w chmurze, aby z każdego urządzenia móc je edytować. Zdjęcia i PDF-y, ważne dla mnie dane pobierane z sieci lądują jeszcze w innym miejscu – na zewnętrznym dysku. Też macie wrażenie, że po kilku dniach szukacie dokumentów i macie wrażenie, że coś wam umyka? DEVONthink to bez wątpienia najlepszy dziś sposób na to, aby zapanować nad danymi, oraz fantastyczna aplikacja do przechwytywania informacji i gromadzenia ich w jednym, uporządkowanym miejscu.

Wszystko w jednym miejscu

Kiedy myślę o zabezpieczeniu danych, przenoszeniu czy wykonaniu jakiejkolwiek operacji, to marzy mi się jeden plik zamiast setek katalogów. I zapewne dlatego tak lubimy tworzenie archiwum i wykorzystywanie go do dzielenia się plikami. DEVONthink ma ten ogromny atut, że wszystkie pliki, notatki, informacje zamykamy w jednej bazie danych. Do plusów takiego rozwiązania nie muszę nikogo przekonywać. Dla mnie to jedna z kluczowych funkcji tej aplikacji, która daje mi bezpieczeństwo i pewność, że wszystko zawsze będę miał na swoim miejscu. Tych baz danych możemy tworzyć dowolną ilość i przeznaczać je do magazynowania konkretnych zagadnień. DEVONthink to właśnie aplikacja, pozwalająca w łatwy sposób gromadzić informacje i co ważne niczego nie zgubić.

Wszystko w porządku

Trzeba mieć dużo samozaparcia, aby dokładnie opisywać pliki i każdego wieczoru segregować je w odpowiednich folderach na dysku. Zazwyczaj chaos zaczyna się na Biurku i tam pozostaje przez wiele tygodni. DEVONthink ma skuteczne narzędzia do tego, abyśmy mogli nawet w wielkiej ilości danych skutecznie odszukać ten jeden, konkretny plik. Do danych możemy przydzielać tagi. Na podstawie tych etykiet będziemy wyświetlać pliki w inteligentnych grupach (Smart Groups). Siła tego rozwiązania jest znacznie większa niż tylko tagi. Mamy możliwość ustalenia rozmaitych parametrów – od daty modyfikacji, poprzez rodzaj plików i miejsce utworzenia. Na podstawie szczegółowo dobranych przez nas parametrów będą wyświetlane odnalezione dane. Mamy możliwość jeszcze większej ingerencji w pliki przez wykonywanie rozmaitych akcji dla plików spełniających odpowiednie atrybuty. Za wykonywanie takich poleceń odpowiadają Inteligentne Reguły (Smart Rules), które bez problemu wychwycą duplikaty plików i przeniosą je do kosza. Mogą również wyświetlić odpowiedni monit, gdy dodamy do pliku przypomnienie. To wszystko sprawia, że automatyzacja będzie w stanie wykonać za nas wiele czynności, którym musielibyśmy poświęcić swój czas.

Szybkie notatki i minimalistyczny edytor

Głównym zadaniem aplikacji jest tworzenie notatek i archiwizowanie najważniejszych dla nas danych. Odpowiednie wtyczki pozwolą nam łatwo zapisywać wiadomości e-mail oraz archiwizować interesujące strony z Safari. Na belce systemowej mamy stały dostęp do okna, gdzie wprowadzimy błyskawiczne zapiski. Możemy także skonfigurować aktywne krawędzie ekranu do wywoływania aplikacji. Nie tylko szybkie notatki możemy tworzyć z udziałem DEVONthink. Program świetnie sprawdzi się jako edytor tekstu. Posiada on bowiem minimalistyczny edytor, który docenią twórcy publikacji. I tu program posiada jedną funkcję, której brakuje mi w wielu innych aplikacjach do pisania – Skorowidz. Pod przyciskiem Concordance znajdziemy analizę naszego tekstu pod kątem częstotliwości używanych wyrazów. Kliknięcie w takie słowo wyświetla je w naszym dokumencie. Jesteśmy w łatwy sposób sprawdzić czytelność i powtórzenia, jakie mogły pojawić się podczas pisania. Genialne!

PDF-y wszyscy lubią

Większość moich informacji zapisuję w postaci plików PDF. Wiem, że wszędzie dokumenty będą wyglądać tak samo, łatwo je przeglądać, wyszukiwać i archiwizować. DEVONthink w wersji Pro posiada wbudowany moduł OCR ABBYY FineReader pozwalający przetwarzać pliki PDF na dokumenty tekstowe. Byłem zaskoczony, jak świetnie radzi sobie z konwersją do Worda plików PDF zawierających dużą ilość zdjęć. Naturalnie rozpoznawane są znaki języka polskiego. Bez problemu zostawimy notatki na PDF-ach, stworzymy odnośniki do stron, a nawet obrócimy kartki. Bez konieczności instalowania dodatkowych programów mamy bogaty zestaw narzędzi do ingerencji w zawartość plików PDF.

Więcej informacji zawsze pod ręką

DEVONthink może stać się naszym agregatorem treści. Mówiąc krótko – z jednego miejsca będziemy w stanie sprawdzić nowe informacje, jakie pojawiły się na stronach internetowych, a nawet na Twitterze. Aplikacja obsługuje kanały RSS do wyświetlania informacji, dzięki czemu najważniejsze dla nas informacje z sieci będą trafiać bezpośrednio do aplikacji, gdzie mogą być zapisywane. Ciekawostką jest także możliwość wpięcia do naszej bazy DEVONthink adresu strony internetowej i przeglądania jej z poziomu programu. Dzięki temu możemy łatwo archiwizować najważniejsze dla nas informacje ze strony internetowej do naszej biblioteki w DEVONthink.

DEVONthink 3 ma ogromne możliwości organizacji plików oraz informacji. Jego funkcje automatyzacji poprzez inteligentne foldery i reguły są wyjątkowo skuteczne w codziennych zmaganiach o nasz wolny czas. Dla wszystkich, którzy poszukują sposobu na opanowanie dużych ilości danych, DEVONthink jest idealnym rozwiązaniem. Dodatkowo możliwość korzystania z zewnętrznych źródeł informacji poprzez kanały RSS i adresy stron internetowych każe nam uznać ten program za świetne narzędzie dla wszystkich, którzy lubią gromadzić internetowe treści w swoich archiwach.

Nazwa: DEVONthink 3
WWW: www.devontechnologies.com
Cena: od 99 dolarów
Ocena: 4.5/5

Uwagi:
– wszystkie dane w jednym pliku bazy danych
– inteligentne teczki i grupy
– wbudowany OCR wspierający język polski (wersja Pro)
– możliwość tworzenia rozmaitych dokumentów
–  intuicyjny interfejs z trybem ciemnym