Jak zarządzać projektami, czasem i komunikacją w zespole.

Efektywna praca w grupie to wyzwanie. Na szczęście istnieje wiele rozwiązań tego zagadnienia. Każde z nich jest dostępne na wszystkich popularnych systemach operacyjnych, zarówno tych mobilnych, jak i dla pełnowartościowych komputerów. Przedstawiam kilka z nich, nie porównując jednak szczegółowo ich funkcjonalności.

To-do i GTD

Listy zadań do zrobienia to bardzo popularny rodzaj programów przewijających się przez kategorie „Biznes” w sklepach z aplikacjami. Mnogość interfejsów, ułatwień i funkcji – każdy znajdzie coś dla siebie. Chciałbym jednak skupić się na rozwiązaniach oferujących nieco więcej funkcji. W tym artykule pominę również Omnifocus i Things, ponieważ nie oferują możliwości pracy grupowej, mimo że są świetnymi programami, których właściciele innych systemów mogą nam zazdrościć. Programy do GTD to ta część oprogramowania, w której właściciele iPhone’ów i Maków mogą przebierać znacznie dłużej niż użytkownicy Windows. Jednak znaczna ilość rozwiązań posiada również interfejsy dostosowane do przeglądarki internetowej, przez co kwestia systemu operacyjnego, na jakim działamy, schodzi na drugi plan.

Projekty i zadania

Każdy z programów organizuje swoje życie wokół projektów, do których dodawane są zadania. Każde z zadań może charakteryzować się pewnymi podstawowymi informacjami, jak: data, do której powinno być wykonane, ile czasu nam ono zajmie, kto powinien je wykonywać, czy powinno się powtarzać; możemy mu też nadać dodatkowe tagi, które pozwolą nam szybciej przefiltrować długą listę zadań. W przypadku Wunderlist mamy nieco inne podejście do czasu wykonania zadania. Możemy nastawić alarm na konkretną godzinę, aby program przypomniał nam o czymś do zrobienia. Tutaj następuje pewne spięcie, ponieważ do wydarzeń na konkretną godzinę z reguły używa się kalendarza, a zarządzanie projektami charakteryzuje się innym podejściem. Wiem jednak, że użytkownicy Wunderlist chwalą sobie tę funkcję. Wiadomo, lepiej coś mieć niż tego nie mieć, o ile nie przeszkadza to w używaniu programu (a w tym wypadku nie przeszkadza, ponieważ nie musimy dodawać konkretnej godziny do zadania).
Zaawansowani użytkownicy zawsze znajdą braki w aplikacjach, z których korzystają. Dla mnie jest to automatyczne ustawianie dat wykonania zadań dla projektów tworzonych z template’ów (czyli wcześniej zapisanych wzorów). Np. w Nozbe mogę zapisać sobie projekt, który wykonuję od czasu do czasu i mam w nim zapisane ok. 20 zadań. Podczas tworzenia projektu ze wzorca chciałbym, aby daty wykonania automatycznie ustawiały się +1, +2 czy +15 dni od dnia startu projektu lub -1, -2 czy -15 od finalnego deadline’u. Wiem, że programiści już nad tym pracują, więc wyczekuję z nadzieją każdej aktualizacji.

Integracja i synchronizacja

Zadania możemy dodawać w najróżniejszy sposób: bezpośrednio z programu, wysyłając e-mail na odpowiedni adres, za pośrednictwem Alfreda czy poprzez wyskakujące okienko w systemie po naciśnięciu skrótu klawiszowego. Dodawanie zadań może być również zautomatyzowane dzięki zewnętrznym aplikacjom jak Zapier albo rozwiązaniom do obsługi klienta typu Zendesk. Integracja Nozbe i Asany jest potężna. Podpięcie do takich usług, jak Dropbox, Google Drive, Box, Google Calendar i Evernote to już standard. Najbardziej rozbudowaną komunikację z usługami zewnętrznymi ma Asana, ale jest też najdroższa. Najgorzej w tym zestawieniu wychodzi Wunderlist, który… jest w cenie Asany.
Synchronizacja spędza sen z powiek deweloperom. Każda firma kładzie spory nacisk, aby jej aplikacje na różnych platformach jak najsprawniej wymieniały między sobą informacje. Przez ostatni rok nastąpiła zdecydowana poprawa u wspominanych przeze mnie graczy. Obecnie standardem jest bezproblemowa i superszybka synchronizacja usług. Każdy, kto wypada z tego standardu, ściąga na siebie gniew klientów.

Ceny

Zwykle w niewielkim zakresie możemy korzystać z tych usług za darmo. Czasami bez opłaty mamy nawet dostęp do mocno okrojonej pracy grupowej. Jeśli jednak chcemy wyrzucić z głowy wszystkie zadania i projekty, by móc skupić się na właściwej pracy, to będziemy potrzebowali rozszerzyć swój abonament. Osoby nie pracujące w grupie mogą zakupić Omnifocus, za który zapłacą raz i będą miały spokój. Współpracująca grupa pracowników potrzebuje rozwiązania, za które płaci się miesięczny abonament.
Asana to koszt 21$/mies. za każdych 5 pracowników (od 5 do 15, później abonament wychodzi nieco korzystniej). Wunderlist obciąża 4,99$ od użytkownika za miesiąc (w planie rocznym jest nieco taniej). Nozbe to koszt 16PLN/mies. za 2 osoby, a za każdą kolejną należy dopłacić 8PLN – również mowa o planie rocznym.

Intensywna komunikacja – Slack

Wszystkie programy GTD do pracy grupowej chwalą się systemem komentarzy. Faktycznie, gdy komentujemy dany task, osoba, z którą korespondujemy, od razu wie, do czego przypiąć naszą wypowiedź. Gdy jednak rozmowy nad pojedynczym tematem ciągną się w nieskończoność, warto wykorzystać kolejne narzędzie, jakim jest Slack. To komunikator tekstowy, w którym w łatwy sposób możemy dzielić dyskusję na poszczególne pokoje tematyczne. Jak na komunikator jego możliwości są całkiem niezłe (integracja z wieloma znanymi usługami), a przede wszystkim jest superszybki w działaniu.
 

Time tracking

Na warsztat biorę dwie znane mi aplikacje: TrackingTime oraz Hours. Jako pierwsze na moim iPhonie wylądowało Hours i bardzo mi się spodobało. Proste narzędzie, które ma dokładnie to, czego potrzebuję. Nie jest rozdmuchane, wszystkie opcje są dostępne w bardzo łatwy i szybki sposób, a do tego wszystkiego możemy dodać widget do Centrum Notyfikacji, by jeszcze szybciej móc aktywować zegary dla naszych projektów. Brakuje mi jednak wersji Hours na OS X (ma niedługo wyjść), dlatego też przychylnym okiem spojrzałem na TrackingTime, którego obszerna funkcjonalność jest dostępna za darmo. Funkcje dodatkowe będą wprowadzone z czasem, a to, co teraz jest dostępne bez opłaty, ma takim pozostać na zawsze. Jest to bardzo ciekawa alternatywa dla Hours. Nie musimy na nią wydawać pieniędzy i od razu otrzymujemy wersję dla OS X oraz iOS.
Istnieje również bardziej zaawansowane (i droższe) narzędzie – everhour, które komunikuje się m.in. ze wspomnianą wcześniej Asaną. Jest również Billings pro, jak i zapewne wiele innych narzędzi tego typu. W tym artykule skupiłem się jednak na prostszych aplikacjach, działających bez połączenia z innymi narzędziami.

Podsumowanie

W tym artykule jedynie rzuciłem światło na mnogość rozwiązań dla urządzeń firmy Apple w zakresie organizacji pracy w grupie i nie tylko. Wiele ze wspomnianych aplikacji można opisywać na kilkunastu stronach, by pokazać, do czego można ich używać. Zachęcam do zapoznania się z ich możliwościami we własnym zakresie (często są pokazane w formie wideo). Jestem pewien, że większość osób znajdzie wśród nich narzędzie w 100% spełniające ich wymogi.
Artykuł oryginalnie pojawił się w numerze 3/2015 Mój Mac Magazynu.